Поговоримо відверто про ризики використання послуги аутстафінг (виведення персоналу за штат)

1659
Поговоримо відверто про ризики використання послуги аутстафінг (виведення персоналу за штат)

Враховуючи, що використання будь-яких послуг пов’язано з певними ризиками, аутстафінг не є виключенням і тому пропонуємо відверто поговорити про них.

Для нас дуже важливо, щоб компанії, які використовують або планують використовувати цю послугу, розуміли з чим вони можуть стикнутися на практиці та мали практичні поради з мінімізації ймовірних ризиків.

Втрата контролю: При передачі певних функцій або завдань сторонній організації, компанія може втратити певний ступінь контролю над тим, як ці завдання виконуються. Це може призвести до проблем з якістю, послідовністю та дотриманням законодавства, а також недотриманням політик і процедур компанії.

Рекомендації

З метою недопущення зазначених ситуацій ми пропонуємо перед початком співпраці ознайомити підрядника з політиками і процедурами компанії, зобов’язати неухильно дотримуватись їх у період співпраці та передбачити матеріальну відповідальність за їх порушення.

Інше питання – недотримання законодавства України. В даному випадку найчастіше трапляються ситуації з несплатою зарплатних податків – виходом є періодичний запит звітності підрядника по ЄСВ, ПДФО та ВЗ, отримання декількома співробітниками довідки за формами ОК-5 або ОК-7 з метою моніторингу розміру офіційних нарахувань.

Залежність від стороннього постачальника: Компанії, які значною мірою покладаються на аутстафінгових працівників, можуть стати надмірно залежними від стороннього провайдера. Якщо провайдер зазнає фінансових або операційних труднощів, компанія може бути змушена шукати нового провайдера або наймати працівників напряму, що може зайняти багато часу та зашкодити роботі.

Рекомендації

Нажаль, в сучасних умовах ніхто не застрахований від такого розвитку подій, тому ми пропонуємо на етапі проведення тендеру або розгляду комерційних пропозицій обрати переможцями дві компанії та розділити між ними персонал або заключити договір з однією компанією (основною), а з іншою підписати договір про наміри і у випадку вищеописаних ситуацій швидко перевести персонал до іншого підрядника.

Проблеми з комунікацією: Комунікація може бути проблемою при безпосередній реалізації проекту, особливо якщо сторонній провайдер і замовник послуг знаходяться в різних містах або країнах. Це може призвести до непорозумінь та затримок.

Рекомендації

Зазвичай, ще на етапі вибору постачальника, замовник послуг може побачити, як реагує на запити потенційний підрядник, наскільки швидко відповідає та надає необхідну інформацію, наскільки вона є повною та достовірною. У випадку, якщо на цьому етапі комунікації мають сталий характер – проблем у майбутньому не повинно виникнути. Але додатково можемо порекомендувати прописати в договорі терміни зворотнього зв’язку, визначити відповідальних осіб за реалізацію проекту та своєчасно повідомляти підрядну компанію, якщо ви не задоволені комунікаціями з проханням замінити менеджера.

Комплаєнс і юридичні питання: Договори про надання персоналу можуть викликати юридичні розбіжності з внутрішніми нормами компаній. Це може бути пов’язано з трудовим законодавством, податковим законодавством та імміграційними нормами.

Рекомендації

Замовники цієї послуги до початку її використання повинні переконатися, що норми їх внутрішніх документів не суперечать, в першу чергу, взагалі використанню такої послуги, по-друге,  норми договорів про надання персоналу відповідають усім чинним законам і нормативно-правовим актам та внутрішнім положенням компанії. Зазвичай достатньо, щоб юридичний відділ проаналізував договір на відповідність. Але професійні підрядники, як правило, мають вже розроблений шаблон договору, який відповідає чинному законодавству, залишається лише питання відповідності внутрішнім документам.

Конфіденційність і ризики безпеки: Компанії можуть бути стурбовані безпекою та конфіденційністю своїх даних та інтелектуальної власності під час роботи зі сторонніми провайдерами. Вони повинні забезпечити належні заходи безпеки для захисту своєї конфіденційної інформації.

Рекомендації

Найпоширенішим засобом мінімізації цього ризику є підписання до початку співпраці договору про нерозголошення конфіденційної інформації. Якщо персонал, який перебуває в штаті провайдера, в процесі діяльності створює продукт інтелектуальної власності, доцільно в основному договорі про надання персоналу прописати, хто буде власником цього інтелектуального продукту, момент переходу права власності та обов’язково те, що у підрядника ні за яких умов такого права не виникає.

Незважаючи на те, що усі вищеперелічені ризики є на перший погляд достатньо значними, при правильному підході ними можна керувати та зменшити їх за допомогою належного планування та якісної перевірки.

При виборі постачальника ми рекомендуємо ретельно відбирати сторонніх постачальників, обов’язково враховувати рекомендації інших клієнтів (не в паперовому вигляді, а шляхом живої комунікації) регулярно контролювати їх роботу та підтримувати відкриті лінії зв’язку.

Марія ДРОЗДЮК,

Експерт із застосування кадрових технологій

54321
(2 votes. Average 3 of 5)